top of page

Bab 4: Tahap Pencatatan

Perusahaan jasa adalah perusahaan yang kegiatan usahanya menjual jasa. Dari jasa yang diberikan kepada pihak luar ini perusahaan memperoleh pendapatan. Contoh perusahaan jasa : perusahaan angkutan, salonkecantikan, perbengkelan, bioskop, kantor akuntan, dan lain-lain.

Kegiatan ini akan selalu berulang, sehingga merupakan suatu siklus. Tahap-tahap kegiatan mulai transaksi sapai penyusunan Lapoaran Keuangan periode akuntansi berikutnya disebut sklus akuntansi (accounting cycle). Secara rinci siklus akuntansi mencakup kegiatan : tahap pencatatan dan penggolongan serta tahap pengikhtisaran.

 

Tahap Pencatatan dan Penggolongan

 

  1. Membuat/menerima bukti pencatatan

  2. Mencatat dalam buku jurnal

 

  1. Memindahkan data dari jurnal ke buku besar

 

Tahap Pengikhtisaran

 

  1. Menyusun Neraca Saldo

 

  1. Membuat Jurnal Penyesuaian

  2. Membuat Kertas Kerja/Neraca Lajur

  3. Menyusun Laporan Keuangan

 

  1. Membuat Jurnal Penutup

  2. Membuat Neraca Saldo Setelah Penutupan

 

 

 

A.  SUMBER PENCATATAN

 

1.    Jenis-Jenis Sumber Pencatatan

 

Kegiatan akuntansi bermula dengan terjadinya trnasaksi, baik transaksi intern maupun ekstern. Transaksi ini perlu diidentifikasikan dan diukur terlebih dahulu, maksudnya jika mempengaruhi komposisi harta, utang dan modal perusahaan maka perlu diadakan pencatatan dengan satuan nilai tertentu.

 

Secara umum transaksi yang sering terjadi pada perusahaan jasa sekaligus merupakan sumber kegiatan akuntansi, meliputi transaksi :

  1. Pengeluaran/pembayaran uang

  2. Penerimaan/pemasukan uang

 

  1. Penjualan/penyerahan jasa

  2. Pembelian/penerimaan barang/jasa

  3. Lain-lain (biasanya intern perusahaan)

 

2.    Bukti Pencatatan

 

Setiap transaksi yang memerlukan pencatatan harus dibuatkan atau dimintakan bukti transaksi/pencatatan. Kegunaan utama dari bukti transaksi/pencatatan adalah untuk menyediakan bukti tertulis tentang transaksi yang dilaksanakan, sekaligus menghindari kemungkinan terjadinya persengketaan di masa yang akan datang. Untuk itu, bukti yang kuat apabila di dalamnya terdapat pengakuan dari pihak luar atau intern yang berwenang berupa tanda tangan yang bersangkutan.

 

Bukti transaksi/pencatatan dilihat dari asalnya dibedakan menjadi 2, yaitu :

 

a.  Bukti intern, yaitu pencatatan kejadian dalam intern perusahaan itu sendiri, biasanya berupa memo dari pimpinan atau orang yang ditunjuk. Misalnya bukti pencatatan untuk penyusutan aktiva tetap, penghapusan piutang, pengalokasian beban, dan lainnya.

 

b.  Bukti ekstern, yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan, misalnya faktur, kuitansi, nota debit, dan nota kredit.

 

Faktur, adalah perhitungan penjualan kredit yang dibuat oleh pihak penjual disampaikan pada pihak pembeli. Faktur ini biasanya dibuat rangkap, yang asli diberikan kepada pembeli sebagai bukti pembelian barang secara kredit, sedangkan copy-nya dipegang pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan kredit.

 

Kuitansi, adalah bukti pembayaran uang yang dibuat oleh pihak penerima uang. Nota, adalah penjualan/pembelian barang secara tunai. Nota biasanya dibuat rangkap, dimana yang aslli diberikan pada pembeli, copy-nya dijadikan bukti pencatatan bagi penjualan.

 

Nota Debit, adalah perhitungan atau pemberitahuan yang dikirim oleh suatu perusahaan kepada langganannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Bagi langganan yang menerima Nota Debit ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi yang berlawanan, yaitu sisi kredit.

 

 

 

 

Nota Kredit, adalah perhitungan atau pemberitahuan yang dikirim oleh suatu perusahaan kepada langganannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Bagi langganannya yang menerima Nota Debit ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi yang berlawanan, yaitu sisi debit.

 

 

 

Memo (Bukti Memorial), adalah bukti pencatatan yang dikeluarkan oleh pimpinan perusahaan atau orang yang diberi wewenang untuk kejadian-kejadian yang berlangsung di dalam intern perusahaan itu sendiri.

 

 

 

B. ANALISIS BUKTI PENCATATAN

 

1. Pengaruh Transaksi Terhadap Harta, Utang, dan Modal

 

Sebelumnya telah dijelaskan bahwa setiap terjadi transaksi akan berpengaruh terhadap komposisi harta, utang, dan modal. Namun perubahan tersebut tetap dalam keadaan seimbang. Pencatatan yang demikian pada dasarnya merupakan penerapan sistem pembukuan berpasangan. Artinya setiap transaksi akan dicatat pada 2 aspek yang berbeda, yakni sisi kiri (debet) dan sisi kanan (kredit) pada dua atau lebih akun (account) yang terpengaruh.

 

Dengan demikian sebelum suatu pencatatn dilakukan atas suatu transaksi berdasarkan dokumen sumber, maka bukti pencatatan perlu dianalisis terlebih dahulu. Analisis ini dimaksudkan untuk menetapkan :

 

a.  Akun apa saja yang terpengaruh dengan transaksi tersebut (harta, utang, moda, pendapatan, dan beban)

 

b.  Pengaruh transaksi tersebut bertambah atau berkurang terhadap akun yang bersangkutan.

 

  1. Akibat penambahan atau pengurang itu akun-akun yang bersangkutan darus didebit atau dikredit.

 

  1. Berapa jumlah pengaruh tersebut.

 

 

2. Posisi Normal Akun Harta, Utang, Modal, Pendapatan, dan Beban

 

Pengaruh suatu transaksi terhadap dua atau lebih akun dilakukan dengan menambah atau mengurangi atau dengan kata lain mendebit atau mengkredit sejumlah nilai tertentu pada akun tersebut. Setiap akun mempunyai posisi normal/seharusnya. Posisi normal akun dasar pemikirannya adalah posisi sebuah neraca

 

HARTA = UTANG + MODAL

 

Dengan demikian akun-akun harta mempunyai posisi normal sebelah kiri (debet), jika harta bertambah, harta akan di-debet, sebaliknya jika harta berkurang, harta akan dikredit. Secara lebih jelas posisi normal akun seperti tabel berikut :

 

  1. SIKLUS AKUNTANSI

 

                     JURNAL UMUM

 

  1. Pengertian Jurnal

 

Setiap terjadi transaksi, pencatatan langsung ke akun yang terpengaruh pada dasarnya praktis. Namun pencatatan yang demikian mengandung kelemahan yaitu antara lain bila terjadi kesalahan dalam pencatatan susah untuk menelusuri dan menemukannya kembali. Selain itu tidak terlihat/tampak catatan kronologis mengenai terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, sebelum suatu transaksi dicatat ke akun, sebaiknya dilakukan pencatatan terlebih dahulu ke dalam suatu jurnal.

 

Kata jurnal berasal dari Bahasa Perancis “jour” yang berarti “hari”. Dengan demikian pengertian jurnal atau catatan harian adalah formulir khusus yang dipakai untuk mencatat setiap transaksi, berdasarkan dokumen/bukti transaksi, secara kronologis sesuai akun-akun yang terpengaruh dalam jumlah tertentu dengan cara didebet atau dikredit.

 

Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan jurnal mempunyai fungsi sebagai berikut :

 

  1. Fungsi historis, artinya pencatatan setiap bukti transaksi dilakukan secara kronologis berdasarkan tanggal terjadinya.

 

  1. Fungsi Pencatatan, artinya semua transaksi dicatat dalam buku jurnal tanpa ada yang tertinggal.

 

  1. Fungsi instruktif, artinya catatan dalam jurnal merupakan perintah untuk mendebet atau mengkredit akun-akun tertentu dalam jumlah dan nilai yang tertentu pula.

 

  1. Fungsi analisis, artinya pencatatan dalam jurnal merupakan hasil analisis dalam bentuk pendebetan atau pengkreditan akun-akun dalam jumlah atau nilai tertentu.

 

  1. Fungsi Informatif, artinya catatan dalam jurnal memberikan penjelasan mengenai transaksi yang terjadi.

 

  1. Bentuk Jurnal

 

Secara umum dapat dibedakan menjadi dua, yaitu jurnal umum dan jurnal khusus. Pada bab ini yang akan dijelaskan adalah Jurnal Umum. Adapun bentuk jurnal umum adalah sebagai berikut.

 

BUKU BESAR

 

  1. Pengertian Buku Besar

 

Sebelumnya telah dijelaskan bahwa Akun adalah daftar atau tempat yang digunakan untuk mencatat dan menggolongkan tiap-tiap transaksi yang mengakibatkan perubahan-perubahan pada harta, utang, modal, pendapatan, dan biaya. Tiap-tiap jenis harta, utang, modal, pendapatan, dan beban disediakan sebuah akun tersendiri. Kumpulan akun-akun yang saling berhubungan dan merupakan satu kesatuan ini disebut Buku Besar.

 

Buku Besar dapat digolongkan menjadi dua kelompok akun, yaitu Akun Riil (akun tetap) yang meliputi akun-akun Harta, Utang, dan Modal; dan Akun Nominal (akun sementara) yang terdiri atas akun-akun Pendapatan dan Beban. Posisi normal akun-akun beserta pengaruhnya (bertambah atau berkurang) dapat dilihat seperti pada tabel berikut.

 

  1. Bentuk Buku Besar

 

Tiap perusahaan dapat memiliki dan menggunakan akun yang bentuk dan kolomnya bervariasi disesuaikan dengan kebutuhan. Namun secara umum bentuk akun Buku Besar dapat dikelompokkan sebagai berikut :

 

a. Bentuk T

 

Akun Buku Besar bentuk T ini terdiri atas dua bagian yang persis sama sebelah menyebelah. Bagian sebelah kiri disebut sisi Debet dan bagian sebelah kanan disebut sisi Kredit. Adapun setiap akun memiliki :

 

  1. Judul Akun (Nama dan Nomor Kode Akun)

  2. Bagian/kolom penambahan

 

  1. Bagian/kolom pengurangan

 

Bentuk T ini dapat dikembangkan menjadi bentuk 2 kolom seperti berikut.

 

 

  1. Bentuk Bersaldo

 

Bentuk ini disebut Bentuk Bersaldo karena pada bentuk ini disediakan kolom khusus untuk mencatat sisa atau saldo dari akun tersebut setiap terjadi perubahan akibat terjadinya suatu transaksi. Bentuk bersaldo ini terdiri dari : Akun Bersaldo 3 kolom dan 4 kolom.

 

Pemindahbukuan (posting) Jurnal ke Buku Besar

 

Setelah transaksi dicatat dalam Jurnal, tahap berikutnya adalah pemindahbukuan (posting) dari Jurnal tersebut ke Buku Besar. Prosedur posting tersebut adalah sebagai berikut:

 

  1. Pindahkan tanggal jurnal ke tanggal akun yang bersangkutan.

  2. Pindahkan jumlah jurnal ke akun yang bersangkutan. Jumlah D Jurnal pindahkan ke sisi D akun dan jumlah K Jurnal pindahkan ke sisi K akun yang bersangkutan. Untuk akun Bentuk Bersaldo, langsung dihitung sisa/saldonya dan isikan saldo tersebut pada kolom yang sesuai.

  3. Cantumkan nomor halaman buku jurnal ke kolom Ref (referensi) akun Buku Besar.

  4. Cantumkan nomor kode akun Buku Besar ke kolom Ref (referensi) Jurnal.

bottom of page